Organizando mejor el trabajo
Cada vez más, las organizaciones de planificación familiar en los países en desarrollo y otras dedicadas a la atención de salud, tienen que lograr mayor rendimiento contando con los mismos, y a menudo con menos, recursos. Ante tal situación, reorganizar los procesos de trabajo es una forma sensata de ayudar al personal a hacer frente a las crecientes exigencias.
Independientemente de que usted se desempeñe como gerente de una clínica, proveedor en el campo, supervisor de programas o administrador a nivel de distrito, es posible mejorar la forma de organizar y llevar a cabo el trabajo. A menudo, implementar cambios sencillos permite a las organizaciones servir mejor a sus clientes, ofrecer trabajo más satisfactorio al personal, funcionar con mayor eficacia, reducir el desperdicio e incluso disminuir o recuperar los costos.
Organizar el trabajo para obtener
mayor eficiencia y mejores servicios
La descentralización, la integración de servicios, la epidemia del SIDA y la presión creciente para llegar a las más pobres y remotas comunidades constituyen un reto para todas las organizaciones de salud en cualquier parte del mundo. Para poder hacerle frente, es necesario que las organizaciones funcionen más eficazmente, incrementen su eficiencia y satisfagan las cambiantes necesidades de los clientes.
Un enfoque que puede ser útil es la organización del trabajo. El mismo alienta a los gerentes y proveedores de servicios a ver su organización como un conjunto de recursos y procesos y a hacer preguntas como: ¿Funcionan los recursos y procesos en forma conjunta? ¿Logran satisfacer las necesidades de los clientes y de los proveedores? ¿De qué forma pueden funcionar con mayor productividad? Al buscar respuestas a estas preguntas, muchas veces el personal puede idear formas de trabajar con más eficacia y eficiencia. Mejorar la organización del trabajo no tiene necesariamente que llevar mucho tiempo, ni ser complicado ni costoso.
Cómo aplicar el concepto
En el campo de atención de salud, concentrarse en satisfacer las necesidades de los pacientes guía cada vez más la prestación de servicios. La Iniciativa para Maximizar el Acceso y la Calidad ha identificado ahora nueve elementos clave de la prestación de servicios en los cuales puede aplicarse el enfoque de organización del trabajo a fin de satisfacer mejor las necesidades de los clientes de salud reproductiva:
Uso de prácticas basadas en evidencias. Las organizaciones cuyas prácticas clínicas se basan en las mejores evidencias científicas disponibles pueden prestar servicios de mejor calidad.
Adaptabilidad. La previsión y la flexibilidad permiten a los gerentes enfrentar las comunes fluctuaciones en la prestación de servicios
de salud.
Vínculos con otros servicios y sitios. Contar con buenos sistemas de referencia ayuda a las organizaciones a proporcionar acceso a una gama completa de servicios.
Minimizar el papeleo, maximizar el uso de información. Recolectar y utilizar únicamente aquellos datos imprescindibles para tomar las decisiones reduce el papeleo que lleva demasiado tiempo.
Factores físicos. Los proveedores de servicios pueden utilizar mejor el espacio y los recursos a fin de asegurarse de que los establecimientos sean cómodos, y estén bien organizados y bien abastecidos.
Horas de servicio y programación de citas. Tanto los clientes como los proveedores se benefician cuando se toma en consideración sus necesidades para la programación de citas.
Flujo de clientes. Mejorar la forma en que los clientes circulan por el centro de salud puede reducir las esperas y dejar más tiempo para que los proveedores puedan interactuar con los clientes.
División del trabajo y diseño de cargos. Los proveedores de servicios y los gerentes pueden ser más productivos —y estar más satisfechos— si todos conocen sus responsabilidades y tienen la autoridad para ejercerlas.
Factores sociales. El liderazgo, el desarrollo profesional y la comunicación abierta dan motivación y apoyo al personal.
Cómo iniciar la tarea
Mejorar la organización del trabajo requiere que las personas aprendan a trabajar juntas en mejores formas. Una buena organización del trabajo es el resultado de abordar, integrar y gestionar en conjunto los nueve elementos de la prestación de servicios. Principios básicos como los siguientes sirven a manera de guía práctica:
- Eliminar las barreras innecesarias que restringen el acceso a los
servicios;
- Equilibrar las necesidades de los clientes y las de los proveedores;
- Promover el trabajo en equipo, no pensar en términos jerárquicos;
- Planificar teniendo en cuenta las fluctuaciones comunes dentro de la prestación de servicios de salud;
- Brindar cada servicio en el establecimiento del nivel más básico factible;
- Dar autoridad al personal para recolectar y utilizar los datos; y
- Utilizar las intervenciones y enfoques más actualizados.
Cuando los programas aplican los principios de la buena organización del trabajo, se sirve mejor a los clientes, se logra tener proveedores más productivos y satisfechos y se utilizan los recursos con mayor eficacia. | 
